入塾面談ヒアリングシート｜塾の質問テンプレートとAIでの記録整理

入塾面談のヒアリングシートは、学習状況・志望や目標・生活リズム・保護者の不安・費用の感覚・他塾の経験を聞き、本人と保護者の回答を分けて残す形にすると使いやすくなります。学習塾・個別指導塾でコピーして使えるテンプレートと、面談後のメモを生成AIで整理する依頼文を紹介します。

この記事で分かること

監修者
株式会社AI-LEAP 代表取締役
田島 一樹

雑貨ブランド（D2C）と陶磁器メーカーの開発・集客を支援｜大手人材サービス企業のエンジニア向けAI研修を担当

顧客管理などの業務アプリを、初回の打ち合わせから動く画面で設計し、現場の使い方に合わせて仕上げる進め方が強み。Instagram・公式LINEの運用を売上データとつなぐ集客支援も行う。自社の顧客管理・日程調整の仕組みもAIで内製し、毎日使っている。

学習塾・個別指導塾の面談記録でAIを使いたい方へ

こんなお悩みはありませんか？

• 入塾面談で学習状況や保護者の不安を聞く項目を、教室内でそろえたい
• 本人と保護者の希望が混ざった面談メモを、担当講師へ渡せる形に整えたい
• 面談メモをAIで整理したいが、個人情報の扱いと確認手順を決められない

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入塾面談の質問項目は、学習から費用までを分けて用意する

面談シートには、聞いた内容に加えて「何のために聞くか」を持たせます。教科の悩みは授業準備へ、通える時間は受講枠の検討へ、保護者の不安は説明や連絡へつなげます。以下は本記事で提案する質問項目で、公的な指定様式ではありません。

全国学習塾協会の認証基準にも、サービス内容と価格の明確化、顧客相談内容の保管、個人情報保護の体制整備が含まれます。質問への回答だけでなく、塾の説明と次の対応を残す設計にしましょう。これは業界団体の認証基準です。全国学習塾協会：学習塾認証制度

面談では、本人の話を聞く欄、保護者の話を聞く欄、教室長が確認した事実の欄を分けます。「本人が希望したこと」と「保護者が望んでいること」を一つの目標にまとめないためです。最後に、次の連絡や体験授業について、合意した内容を読み返します。

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コピー用の塾面談シートで聞き取り、AIで記録を整える

以下は実在の面談事例ではなく、教室で調整して使うテンプレートです。用紙は人が記入し、AIを使う場合は必要な部分を別に抜き出します。面談原本をそのまま貼り付ける運用にはしません。

※効果は事業者により異なり、成果を保証するものではありません。

1．入塾面談ヒアリングシートのテンプレートをコピーする

初回面談で、本人の困りごとと保護者の期待を聞き取る場面に使います。冒頭の利用目的は文例です。実際に何に利用するかを教室で決め、配布前に調整してください。氏名・連絡先の管理用紙と、この面談記録は分けて管理する案です。

【入塾面談ヒアリングシート：テンプレート】
利用目的の案内文例：
ご回答は、学習相談、受講内容のご提案、面談後のご連絡に使用します。
答えにくい質問は、その旨をお知らせください。

面談番号：
面談日／担当者：
参加者の区分：本人・保護者・その他
利用目的の案内状況：

【学習状況】
質問：得意な教科や、困っている教科・単元はありますか。
質問：家では、どのように勉強していますか。
本人の話：
保護者の話：
確認した教材・テストの種類と時期：
追加で確認すること：

【志望・目標】
質問：塾でできるようになりたいことは何ですか。
質問：進路や志望校について、決まっていることはありますか。
本人の希望：
保護者の希望：
目標時期：
まだ決めていないこと：

【生活リズム】
質問：平日・休日に勉強できそうな時間帯はいつですか。
質問：部活動や習い事、通塾で調整したいことはありますか。
通える曜日・時間帯：
家庭学習に使えそうな時間帯：
送迎・連絡の調整事項：

【保護者の不安】
質問：学習や通塾について、いま気になっていることは何ですか。
質問：塾には、どのような対応を期待されていますか。
相談内容：
塾がその場で回答したこと：
持ち帰って確認すること：
希望する連絡方法：

【費用の感覚：予算の回答は任意】
質問：無理なく続けられる月額の目安はありますか。
質問：入塾時や講習時の費用で、先に確認したいことはありますか。
希望の目安／回答を控える：
月額以外で気になる費用：
塾からの説明：別の費用説明欄へ

【他塾・学習サービスの経験】
質問：続けやすかったこと、合わなかったことはありますか。
指導形式・宿題量・質問のしやすさ・連絡方法についての話：
今回の塾選びで大切にしたいこと：

【面談の終わりに確認】
合意した次の対応：
要確認事項：
対応する担当者／期限：
次回連絡の予定：
記録確認者／確認日：

できあがるもの
面談中に聞いたことと、塾が対応することを分けた記録です。紙で使う場合は回答欄を広げ、入力用にする場合も同じ項目名を保つと、後で照合しやすくなります。

質問を順に読み上げることより、回答の意味を確かめることを優先します。学習状況では、点数だけで理解度を決めず、どの教材や単元の話かを残します。本人と保護者の認識が違う場合は両方を記録し、どちらかの発言にそろえないようにします。

2．費用の感覚と、塾が説明した金額を別欄に残す

コースを提案した後は、保護者が考える予算と、塾が示す支払内容を別に記録します。月額授業料の話だけで終えず、教材や講習についても、何を説明したかが読み取れる欄にします。

【費用説明の記録：テンプレート】
面談番号：
希望予算の目安：任意回答／回答を控える
参照した料金表の名称・更新日：
提案中のコース・受講回数・期間：

月額授業料：
入塾時にかかる費用：
教材費：
講習等の費用：
その他の費用：
各費用の必須・任意の区分：
対象期間をそろえた総額：
支払時期・支払方法：

契約前の書面の交付・説明状況：
クーリング・オフ／中途解約の説明状況：
保護者からの質問：
回答済みの内容：
人が確認してから返答する内容：
確認担当者／返答予定：

できあがるもの
希望予算、提示額、説明状況をたどれる確認欄です。未確定の見積りにはその状態を明記し、保護者が同意した金額と混ぜません。

3．番号で扱う面談メモをAIに渡し、要約を作る

面談が終わり、箇条書きのメモを引き継げる形に整える場面です。人が入力用の抜粋を作り、氏名、学校名、連絡先、詳細な所在地、特定につながるエピソードを外します。病歴や家庭のセンシティブな事情も通常の要約入力から外してください。

【面談メモの要約依頼：テンプレート】
以下の入力用メモを、教室長が確認する下書きに整理してください。
元データを変えないでください。
氏名など個人を特定できる情報は使わず番号で扱ってください。
不足・曖昧な内容は推測せず「要確認」にしてください。
送信・公開・登録はしないでください。回答内に下書きだけを出してください。

出力する項目：
・面談番号
・学習状況／志望・目標／生活リズム
・保護者の不安／費用の説明状況／他塾の経験
・合意した次の対応
・要確認事項と、元メモの該当箇所
・記載されている対応担当と期限

本人の発言、保護者の発言、塾の説明を分けてください。
希望、提案中の内容、合意事項を混ぜないでください。
費用や日付を書き換えず、発言者が曖昧な箇所を示してください。
能力・性格・病名・家庭事情・合格可能性を推定しないでください。
新しい指導方針や契約条件は加えないでください。

【人が入力範囲を確認した、番号付きの抜粋をここに貼る】

できあがるもの
面談項目ごとの要約と、原本に戻って確認する箇所の一覧です。原本とAIの出力を並べ、本人と保護者の希望、費用、日付、合意事項が変わっていないか確認します。

4．確認済みの面談記録から、担当講師への引き継ぎを作る

体験授業を別の講師が担当する場合は、教室長が確認した記録から、授業準備に必要な情報を選びます。保護者の相談の全内容を、講師用のメモへ移さないようにします。講師への共有と外部AIへの入力は別に判断します。AIには、氏名や学校名、連絡先、配慮事項の詳細を除き、入力可能と人が確認した抜粋だけを渡してください。

【担当講師への引き継ぎ依頼：テンプレート】
以下の確認済み記録から、授業準備用の下書きを作ってください。
対象は、人が共有を認めた項目だけです。
元データを変えないでください。
氏名など個人を特定できる情報は使わず番号で扱ってください。
推測せず「要確認」にし、送信・公開・登録はしないでください。

出力：面談番号／本人の希望／授業で確認すること／
合意済みの準備／対応担当と期限／教室長への確認事項

希望を指導方針に変換せず、記載済みの内容だけを整理してください。
費用交渉や家庭事情の詳細を加えないでください。
担当・期限が未記載なら「要確認」としてください。
【AIへの入力範囲と講師への共有範囲を人が確認した、番号付きの抜粋をここに貼る】

できあがるもの
体験授業や次回面談の準備に使う、担当者向けの下書きです。正式な引き継ぎとして共有する前に、教室長が担当と期限を確定します。

小さく始める4ステップで、入力前と出力後を確認する

試す範囲は、一つの面談メモに絞ると確認しやすくなります。入力前に情報を除く手間や、出力を直す手間も見て、教室の運用に合うかを判断してください。

AIツールは文章整理の機能と、契約ごとのデータ条件で選ぶ

ChatGPT、Claude、Gemini、Copilotは、使うプランとアカウントの種類をそろえて確認します。以下は2026年10月22日に確認した公式情報の範囲です。性能の順位ではなく、面談メモを扱う前に比べたい条件を並べています。

表の学習利用は、AIの改善に会話等を使うかどうかです。保存・削除や外部連携の条件は別に確認します。Copilotは個人向けチャットとMicrosoft 365アプリ内機能を区別し、組織向けでもWeb検索の扱いを確認してください。学習利用の停止だけで、安全確保など別目的の処理まで止まるとは扱わないでください。各社の根拠は末尾の公式資料に掲載しています。

無料で試す範囲と、有料を検討する条件を分ける

無料で足りるかを試すなら、空の質問票や個人情報を含まない文例を、利用できる機能・上限の範囲で整えるところから始めます。実際の面談情報を入力する可否は、無料か有料かとは別に人が確認します。

利用枠が作業量に合わない、DocsやWordなど普段の作業環境で使いたい、組織契約のデータ条件が必要、といった場合に有料プランを検討します。GeminiやCopilotでは有料プランの利用枠拡大が案内されていますが、利用枠の表し方を他社との処理能力の差に読み替えないでください。

選定時は同じ空のシートで、項目名を保てるか、本人と保護者の欄を分けられるか、要確認を残せるかを見ます。操作に慣れていることに加え、誰が設定を確認し、退職・担当交代時に記録を管理するかまで決めましょう。

社内で検討するときは、7つの活用例と公開事例を1冊にまとめた無料資料もお使いください。

個人情報・元データ・共有先は、入力前に確認する

1．利用目的と、聞く必要のある項目を確認する

個人情報保護委員会の通則編では、本人から用紙やフォームで直接取得する際、原則として事前に利用目的を明示するとされています。質問票の目的を具体的に書き、面談担当者も説明できるようにします。個人情報保護委員会：通則編

収入や資産、家族の詳しい事情を、費用相談のための当然の記入項目にはしません。何に必要な質問かを教室長が確認し、聞かない項目も決めます。

2．病歴などの配慮事項は、聞き方と保管を人が決める

要配慮個人情報は、病歴や障害など、特に配慮が必要な個人情報です。取得には法定の例外を除き事前の本人同意が必要です。「家庭状況」は項目名だけで分類せず、回答に本人や家族の病歴等が含まれるかを人が確認します。通則編：要配慮個人情報

聞き方のテンプレート：授業や通塾で配慮してほしいことがあれば、差し支えない範囲でお知らせください。

任意回答にしただけで、必要な同意の確認を省けるわけではありません。追加で聞く必要性、誰の情報を取得するか、同意の扱い、記録する範囲、閲覧者、保管先は担当責任者が決めます。通常の講師向けメモには、共有が必要と判断した内容だけを移します。

3．番号化した抜粋と原本を分け、送る情報を絞る

通則編では、他の情報と容易に照合して本人を識別できる情報も個人情報に含みます。番号化した抜粋を作った後も、固有の出来事や学校名が残っていないか確認します。通則編：個人情報の定義

原本、番号との対応表、AI入力用の抜粋、出力の下書きは区別します。添付教材は必要な範囲に絞り、著作権や利用許諾、入力してよい内容かを人が確認してください。

4．学習利用・保存・外部連携の条件を確認する

個人情報保護委員会は、個人情報を入力する場合に利用目的に必要な範囲かを確認し、提供事業者の機械学習への利用等も確認するよう注意を促しています。使用する契約と設定を、人が確かめます。生成AIサービスの利用に関する注意喚起等

確認対象は使用アカウント、学習利用、保存・削除、外部連携先、管理者権限です。外部AIへの提供の扱いも、契約と利用実態に応じて人が確認します。

5．保存の見直しと、正式記録の確認者を決める

入塾した人と入塾しなかった人の記録について、保存する理由、見直す時期、閲覧権限、削除担当を決めます。通則編には、不要になった個人データの消去に関する努力義務と、安全管理等の規定があります。通則編：個人データの管理

AI要約を保存する前に原本と照合し、確認者と確認日を残してください。次回面談で希望が変わった場合も、過去の発言を書き換えるのではなく、変更した内容と確認日を記録します。

ここまでの内容を、そのまま書き換えて使える形にまとめた資料があります。「教育業界のAI活用7選＋公開事例集」（無料・PDF）をダウンロード →

受講提案と保護者への回答は、教室長が決める

AIに任せる範囲は、記録の整形、項目別の要約、要確認箇所の抽出、引き継ぎの下書きです。聞いたことを読みやすくする仕事と、何を提案するかを決める仕事を分けます。

• 質問と個人情報の扱い：聞く必要性、同意、AIへの入力範囲、保管方法を人が決めます。
• 学習・受講の提案：本人の希望や面談内容を確かめ、教科、回数、担当、体験授業の進め方を人が検討します。
• 費用と契約：法令、表示、料金表、支払条件を人が確認し、説明内容を確定します。
• 保護者対応と共有：安全に関わる配慮、伝える内容、宛先、送信の可否を人が確認します。

希望が一致しない場合は、AIに一つの結論へまとめさせず、次回確認することとして残します。保護者が求める対応を塾で提供できるかも教室長が確認し、返答を持ち帰る場合は担当と返答予定を記録しましょう。

入塾面談のヒアリングシートで迷いやすい5つの疑問

入塾面談で聞くことは、本人と保護者で分けますか？

分けて記録します。本人には困っている学習内容や塾でできるようになりたいことを、保護者には不安や期待する対応を聞きます。同じ質問への答えが違っても、一方にそろえず両方を残します。

保護者面談のヒアリングで、予算を聞いてもよいですか？

続けられる費用の目安として、回答は任意で聞く形にします。収入や資産の詳細を求めず、希望予算と塾が提示した金額を分けます。教材費や講習費、支払時期などの説明状況も残してください。

病歴や家庭事情は、面談シートの必須欄にしますか？

一律の必須欄にせず、授業や通塾で必要な配慮を尋ねる形から検討します。病歴等の取得に関わる同意、追加で聞く範囲、閲覧者、保管先は人が確認します。家庭状況は回答内容を見て扱いを判断します。

生徒名を番号に変えれば、AIで面談メモを要約できますか？

番号化に加え、学校名や連絡先、特定につながる事情も除き、対応表は送らないようにします。そのうえで利用目的、契約、学習利用設定、保存先などを人が確認し、入力できる範囲を決めます。

体験授業後の面談にも、同じテンプレートを使えますか？

使う場合は、初回の回答と体験後の回答を分けて残します。本人の感想、保護者の追加の疑問、希望の変更、次の対応を追記し、初回の記録は上書きしません。受講の確定は人が確認します。

まず空のヒアリングシートを、自塾の面談用に整える

最初の一歩は、質問票をコピーし、本人と保護者の回答欄、費用説明欄、次の対応欄を用意することです。面談後の整理にAIを使う場合は、入力条件を決めてから番号付きの抜粋を作り、教室長が原本と照合します。

※効果は事業者により異なり、成果を保証するものではありません。

自塾の面談記録に合うAI活用や確認手順を相談したい方は、株式会社AI-LEAPの無料相談をご利用ください。

参考資料

• 全国学習塾協会：学習塾認証制度・認証基準（確認日：2026-10-22）
• 東京都：特定継続的役務提供（確認日：2026-10-22）
• 個人情報保護委員会：個人情報保護法ガイドライン（通則編）（確認日：2026-10-22）
• 個人情報保護委員会：生成AIサービスの利用に関する注意喚起等（確認日：2026-10-22）
• OpenAI：ChatGPTへのファイル・音声のアップロード（確認日：2026-10-22）
• OpenAI：ChatGPTのデータ管理（確認日：2026-10-22）
• Anthropic：プラン別の機能（確認日：2026-10-22）
• Anthropic：Teamプランの利用枠（確認日：2026-10-22）
• Anthropic：モデル改善のプライバシー設定（確認日：2026-10-22）
• Anthropic：モデル学習での個人データ利用（確認日：2026-10-22）
• Google One：プランと利用枠（確認日：2026-10-22）
• Google Workspace：プラン別の機能（確認日：2026-10-22）
• Google：Geminiアプリのプライバシー（確認日：2026-10-22）
• Google Workspace：生成AIのセキュリティとプライバシー（確認日：2026-10-22）
• Microsoft：個人向けCopilotのプラン（確認日：2026-10-22）
• Microsoft：Copilotのプライバシー設定（確認日：2026-10-22）
• Microsoft Learn：Copilot Chatのプライバシーと保護（確認日：2026-10-22）