塾の体験授業の問い合わせ返信例文は、「お礼→質問への答え→次にお願いすること」の順に書きます。この記事では、塾側から保護者へ送る件名つきの返信例文を10場面と、LINE・SMS用の短縮版を紹介します。文面をコピーし、［ ］を自塾の確認済み情報で埋めるだけで使えます。初回受付から日程調整、体験後のフォロー、辞退への返信まで、状況に合う文例を選んでください。
この記事で分かること
- 10場面の返信例文を件名つきで掲載。コピーして［ ］を埋めるだけで、保護者が次に答える内容も明確になります。
- 返信の目安と担当者を決め、管理表で体験から入塾までの連絡を追います。
- AIは文章の下書きに使い、空席・費用・個人情報・送信は人が確認します。
株式会社AI-LEAP 代表取締役
田島 一樹
雑貨ブランド（D2C）と陶磁器メーカーの開発・集客を支援｜大手人材サービス企業のエンジニア向けAI研修を担当
顧客管理などの業務アプリを、初回の打ち合わせから動く画面で設計し、現場の使い方に合わせて仕上げる進め方が強み。Instagram・公式LINEの運用を売上データとつなぐ集客支援も行う。自社の顧客管理・日程調整の仕組みもAIで内製し、毎日使っている。
こんなお悩みはありませんか？
- 授業中に届く体験の問い合わせに、誰がいつ返すか迷っている
- 満席や料金だけの質問に、どう返せばよいか毎回考えている
- AIで返信を書きたいが、保護者の情報をどこまで渡せるか分からない
こうしたお悩みを社内で整理するときに使える資料を、無料でお配りしています。
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塾の体験授業の問い合わせ返信例文｜場面から選ぶ早見表
料金の質問には料金を、希望日の相談には受け入れの可否を先に答えます。続けて候補日の選択などをお願いし、保護者が返事をしやすい文面にしましょう。
| 問い合わせの状況 | 最初に伝えること | 保護者にお願いすること | 文例 |
|---|---|---|---|
| 初回返信 | 受付のお礼、質問への回答 | 未記入の学年・希望教科・希望時間帯 | 文例を見る |
| 日程候補の提示 | 候補日時、所要時間、未確定であること | 候補の選択、難しい場合の別希望 | 文例を見る |
| 予約確定 | 確定日時、場所、費用、持ち物 | 内容の確認と変更時の連絡 | 文例を見る |
| 満席・キャンセル待ち | 希望枠の状況と案内できる別候補 | 別日または待機連絡の希望 | 文例を見る |
| 料金だけの質問 | 対象条件、月額、初期費用、追加費用 | 金額の特定に必要な条件のみ | 文例を見る |
| 他塾と比較中 | 検討を尊重する言葉と自塾の条件 | 比較で知りたい点があれば返信 | 文例を見る |
| 返事がない | 前回案内の要点と現在の候補 | 日程相談や連絡不要の希望 | 文例を見る |
| 前日リマインド | 確定日時、場所、持ち物、変更連絡先 | 変更・欠席がある場合の連絡 | 文例を見る |
| 体験後のお礼 | 参加へのお礼、検討に必要な情報 | 質問や次の手続の希望 | 文例を見る |
| 見送り・辞退 | 連絡へのお礼と辞退の了承 | 今後の連絡について希望があれば返信 | 文例を見る |
| LINE・SMSでの連絡 | 受付または前日の案内を短く伝える | 必要な情報や変更の連絡 | 文例を見る |
返信までの目安は、自塾の営業日と確認体制に合わせて示す
授業中に届いた問い合わせを、誰がいつ確認するか決めておきましょう。「営業時間内に確認する」「休校日の受付は次の営業日に対応する」など、自塾で実行できる目安を受付画面や自動返信に書く運用を提案します。回答に時間がかかる場合は、受付のお礼と回答予定を先に伝えます。
明光義塾・手稲駅前教室は、休講中の問い合わせに翌営業日から順次連絡する旨を公式ページで案内しています。同教室の休講時の案内であり、自塾の目安は自塾の体制に合わせて決めます。出典手稲駅前教室の案内
自動受付通知を送った時点では、質問に回答したことにも予約が決まったことにもなりません。管理表では「受付済み」と「初回回答済み」を分けます。対応が遅れたときは、短くお詫びしたうえで回答を示し、長い事情説明より次の手順を優先しましょう。
件名の付け方
件名には用件と教室名を入れ、日程候補と予約確定を区別します。同じ問い合わせへの返信では「Re:」を使っても構いません。話題が変わるときは件名を整えます。LINE・SMSには件名がないため、本文の冒頭に教室名と用件を入れます。
| 場面 | 件名の例 | 入れる語 |
|---|---|---|
| 初回受付 | 体験授業のお問い合わせありがとうございます［教室名］ | 体験授業・教室名 |
| 日程候補 | 体験授業の日程候補のご案内［教室名］ | 日程候補 |
| 予約確定 | 体験授業のご予約確定［教室名］ | 予約確定 |
| 満席 | 体験授業のご希望日時について［教室名］ | ご希望日時 |
| 料金の質問 | 受講費用のご案内［教室名］ | 受講費用 |
| 他塾と比較中 | 体験授業とご検討について［教室名］ | 体験授業・ご検討 |
| 返事がない | 体験授業の日程についての再案内［教室名］ | 日程・再案内 |
| 前日確認 | 明日の体験授業のご案内［教室名］ | 明日・体験授業 |
| 体験後 | 体験授業ご参加のお礼［教室名］ | 参加のお礼 |
| 見送り・辞退 | 体験授業・ご入塾のご検討について［教室名］ | ご検討 |
塾・習い事教室で、生成AIの使い方を決めて保護者に伝えるためのひな形4種と、体験返信・冬期講習・休講・面談・クレーム初期返信の文例を、書き換えて使える形でまとめました。Word版つき。
- 保護者向けお知らせ文・利用確認書・社内利用ルールなど4つのひな形（Word版つき）
- 体験返信・冬期講習・休講・面談・クレーム初期返信など文例12例
- 個人情報保護委員会・文部科学省の指針の要点と、各AIの年齢条件（確認日つき）
塾の問い合わせ返信テンプレート10選とLINE・SMS版
以下の返信例文とAI依頼文は、実際のやり取りや実績ではなく、編集用のテンプレートです。［ ］は教室の記録を見て人が埋め、不要な項目は削ります。個人情報はAIへ渡さず、宛名・署名も送信画面で人が入力してください。
| 仕事 | できあがるもの | 人が確認する点 |
|---|---|---|
| 初回返信 | 受付と次の手順を伝えるメール | 質問への回答、追加で尋ねる内容 |
| 日程調整 | 候補提示と予約確定のメール | 曜日、空席、講師、所要時間 |
| 満席への回答 | 別日・キャンセル待ちの案内 | 現在の空席、待機の運用 |
| 料金への回答 | 条件付きの費用案内 | 最新の料金表、税込額、追加費用 |
| 他塾比較への回答 | 自塾の条件を説明する文面 | 授業形態、比較表現の根拠 |
| 再案内 | 未返信時に候補を知らせるメール | 連絡希望、最新履歴、現在の空席 |
| 体験後・辞退 | お礼と次の手続、連絡終了の返信 | 実施内容、検討状況、停止希望 |
| LINE・SMS | 初回受付と前日確認の短縮文 | 送信先、連絡方法の希望、情報の抜け |
| 前日確認 | 来塾案内と変更連絡先 | 最新予約、教室、持ち物 |
※効果は事業者により異なり、成果を保証するものではありません。
初回返信は、お礼の直後に質問へ答える
体験希望の連絡が届いた場面です。申込内容を読み、日程案内に必要な未記入の情報だけを尋ねます。
注意点
まだ質問に答えられない場合は、回答欄を「［確認する内容］を確認し、［回答予定］にご連絡します」に替えます。確認待ちの間も、誰が回答するか管理表に残してください。
体験授業の日程調整メールは、候補提示と予約確定を分ける
希望曜日や教科が分かり、空き枠を案内する場面です。座席と講師の予定を確認し、説明を含めた終了予定も示します。
注意点
候補の空席と講師の予定は人が確認します。枠を保持する場合は、その扱いと返信をお願いする期限も教室の運用に合わせて追記してください。
予約確定は、日時・費用・持ち物をまとめて伝える
保護者から希望の候補が返ってきた場面です。予約表を再確認し、受け入れが決まってから確定の文面を送ります。
注意点
候補の提示中に枠を保持するなら、教室で決めた扱いを文面に反映します。日程変更後は古い予約と前日連絡の予定も更新し、変更前の日時を送らないようにします。
満席・キャンセル待ちは、別候補と連絡の希望を尋ねる
希望枠で受け入れが難しい場面です。案内できる別日を示し、キャンセル待ちを運用している場合は連絡の希望を尋ねます。
注意点
別候補やキャンセル待ちの運用がない場合は、その段落を削ります。空席は送信直前に人が確認します。待機希望を受けたら、対象の曜日・時間帯、連絡方法、終了条件を記録してください。
料金だけ聞かれたら、月額と初期費用を分けて答える
「月謝はいくらですか」という問い合わせには、分かる範囲の料金条件を先に示します。体験予約をしなければ費用が分からない文面にせず、金額の特定に必要な学年や回数を尋ねます。
注意点
月額に含むもの、別途かかるもの、支払う時期を最新の料金表と照合します。税込額と追加費用を示すのは、個別返信でも誤解を減らすための運用です。国税庁は総額表示義務について、不特定多数向けの事前表示と、見積書などを区別しています。表示の適用は人が確認します。出典総額表示・適用範囲のQ&A
他塾と比較中なら、検討を尊重し自塾の条件を示す
ほかの塾も体験してから決めたいと言われた場面です。授業時間や人数、費用に含むものなど、自塾の条件を伝えます。
注意点
他塾の評価を付け加えず、自塾の情報を確認して示します。比較広告では客観的な実証、事実の適正な引用、公正な比較方法が求められます。優位性を述べる表現は根拠と条件を人が確認します。出典消費者庁の比較広告の考え方
返事がないときの再案内は、最新履歴と連絡希望を確認する
日程候補を送った後、返事がない場合の初回の再送です。［再案内の時期］は自塾で決め、希望の連絡方法と電話などを含む最新履歴を確認してから送ります。
注意点
再案内は受付時の目安や保護者との約束に合わせます。古い候補を転送せず、空席は人が確認してください。辞退や連絡停止の記録があれば再送を止め、送信後は履歴と次の対応を更新します。
塾の体験のドタキャン対策は、前日の確認と変更連絡先を整える
予約の前日に、予定を再確認してもらう連絡です。日時と場所をまとめ、欠席・変更の連絡先と対応時間を見つけやすくします。
注意点
キャンセル料を記載する場合は、既存の契約条件と法令を人が確認します。消費者契約法には、解除に伴う違約金等が平均的な損害を超える場合、その超える部分を無効とする定めがあります。料金の判断はこのテンプレートだけで済ませません。出典消費者契約法第9条の解説
体験後のお礼とフォローは、検討に必要な情報を案内する
体験を終えた保護者へお礼を送る場面です。感想を決めつけず、検討に必要な情報と次の手続を案内します。
注意点
授業内容は担当講師の記録と照合し、成績向上を約束する表現は加えません。入塾に関わる費用・空席・契約の手続は人が確認します。体験後のお礼と継続的な講習案内は分け、広告案内の同意は別に確認してください。
見送り・辞退の連絡には、お礼と了承を伝える
体験や入塾を見送る連絡を受けた場面です。引き止めず、連絡へのお礼を伝えます。
注意点
既に「連絡不要」と伝えられている場合は、希望を尋ねる一文を削り、了承だけを伝えます。予約取消しや連絡終了の記録を人が確認し、予定していた再案内・前日連絡も見直してください。
LINE・SMSで返す短縮版
希望の連絡方法に合わせて短く返す場面です。質問への回答や日時・費用の条件は残します。
注意点
日程をまだ提示できない場合は、候補日時を尋ねる文に替えます。宛名・送信先と既に受け取った情報を人が確認し、同じ内容を重ねて質問しないようにします。
注意点
最新予約と照合し、送信先や連絡方法の希望を確認します。日程連絡と広告宣伝の連絡は分けて扱ってください。SMSも特定電子メール法の資料で対象に挙げられており、広告案内は同意・表示・停止希望を人が確認します。LINEでの連絡も、日程案内の希望を継続的な広告案内への同意と扱わない運用にします。出典特定電子メール法のポイント
NG例と直し方
質問への答えや次の行動が伝わるか、以下の編集例で見直します。
| NGの書き方 | 困る理由 | 直し方 |
|---|---|---|
| 「後日ご連絡します」だけ | 回答予定がなく、いつまで待つか分からない | 受付のお礼に「［回答予定］にご連絡します」を添える |
| 「満席です」だけ | 次に取れる行動が分からない | 確認済みの別候補か、空きが出た際の連絡希望を尋ねる |
| 料金は「体験でご説明します」だけ | 費用を知りたい質問への回答にならない | 学年・回数などの条件を示し、月額と追加費用を先に答える |
| 「他塾では十分に見てもらえません」 | 確認していない他塾の評価になる | 自塾の授業時間や講師と生徒の人数など、確認できる条件を示す |
| 「入塾すれば成績が上がります」 | 個人の成績向上を断定する表現になる | 授業内容と体験で確認できる点を具体的に伝える |
送信前の10秒チェック
「10秒」は見直しの合図です。不明点は送信前に原本と照合してください。
- 宛名・宛先は今回の保護者と一致していますか。
- 日時と曜日、終了予定は最新の予約表と一致していますか。
- 料金の税込額、追加費用、適用条件を人が確認しましたか。
- 場所・持ち物・連絡先と対応時間に抜けはありませんか。
- ［ ］の置換欄や「要確認」、不要な選択肢が残っていませんか。
- AIへの依頼文に個人情報を貼っていませんか。送信文に別の家庭の情報が混ざっていませんか。
AIへの依頼文は、個人情報のない条件と確認事項を渡す
文体をそろえるときは、下の依頼文に場面を指定します。受信メールは貼らず、「別日を希望」など個人を特定できない要望へ整理してください。
注意点
氏名を番号に替えるだけでは、個人を特定できる情報が残ることがあります。学校や通塾曜日、詳しい相談内容の組み合わせから個人が分かる情報も除きます。「要確認」は内部作業用です。送信前に解決し、確認待ちなら回答予定を伝える文へ直してください。
小さく試す4ステップで、文案と確認の手順をそろえる
まず初回返信など、教室でよく使うテンプレートを選びます。
個人情報を除き、案内方針だけをAIへ渡します。原本は別に保管します。
予約表、料金表、受付内容と比べ、置換欄を埋めて送信します。
直した箇所と確認の手間を記録し、次に使うテンプレートへ反映します。
最初は下書きをコピーして人が確認します。条件整理と照合の手間も見て、続ける場面を選びます。
体験後から入塾までの追客は、管理表の「次の対応」で漏れを点検する
追客とは、問い合わせ後の検討状況に合わせて連絡を続けることです。文面の準備と合わせて、連絡の担当者、次の対応、対応期限を記録します。以下は管理表の設計案で、実在の問い合わせデータではありません。
| 管理表の項目 | 記録する内容 |
|---|---|
| 受付番号・担当者 | 案件の識別番号と対応する職員 |
| 受付日時・初回返信日時 | 受付と回答を別々に記録 |
| 現在の状態 | 未返信、日程調整中、予約済み、実施済み、検討中、入塾・辞退・終了 |
| 予約と実施状況 | 候補提示日、確定日時、前日連絡、体験実施・欠席・変更 |
| 次の対応・対応期限 | 誰が何を確認し、いつ対応するか |
| 連絡の希望 | 希望する方法、停止希望、広告案内の同意記録 |
| 終了・削除予定 | 対応を終える条件と保存の扱い |
業務開始時などに未返信と対応期限の来た案件を確認する運用にします。電話や来塾時に辞退を受けた場合も更新し、複数の担当者が同じ案内を送らないようにします。体験後はお礼とフォローの文例で確認した連絡希望を記録します。次の予定が未定なら、担当者が連絡の要否を確認する日を残しましょう。辞退の場合は終了へ更新します。
広告宣伝メールは、原則として事前同意が必要で、例外条件や表示・停止対応のルールがあります。日程連絡と、新しい講習やキャンペーンの継続案内は分け、同意記録と停止希望を人が確認します。出典特定電子メール法のポイント
相談でわかること
・御社の（学習塾・個別指導塾の返信業務）で、最初に自動化すべき業務
・ChatGPTやClaudeなど既存のAIで足りるか、専用の仕組みが要るか
・かかる期間と費用の目安
相談の進め方
・オンライン30分・無料
・当社で実際に動いている画面をお見せします
・秘密保持契約（NDA）にも対応します
返信の下書き用AIは、利用枠とデータの扱いで選ぶ
ChatGPT、Claude、Gemini、Copilotは、成人の教室スタッフが使う前提で比較します。下表は2026年10月18日に確認された条件です。同じ個人情報のない依頼文を試し、敬語、必要事項、条件の追加がないかを人が見比べましょう。
| サービス・比較プラン | 機能と利用枠 | 個人向けの学習利用 |
|---|---|---|
| ChatGPT Plus | Freeより広いモデル・ツールへのアクセス、ファイル解析等。メッセージ上限等は状況で変動 | Improve the model for everyoneをOFFにすると新しい会話は学習に使われない。任意の評価送信には例外あり |
| Claude Pro | Projects等。5時間枠に加え週上限があり、文量・機能等で使用量が変わる | 改善利用を許可した場合等に利用。評価提供や安全性審査には別条件あり |
| Gemini／Google AI Pro | Gmail・Docs等の機能。計算量に基づく利用枠で、5時間ごとの回復と週上限あり | Keep ActivityがOFFで評価を送らない場合、新しいチャットはモデル改善に使われない。72時間保存等は残る |
| Copilot／Microsoft 365 Personal | Word・Outlook等にCopilotを含み、無料版より多い利用枠。機能ごとの制限あり | 個人向けCopilotは学習利用を停止する設定が可能。Microsoft 365内の機能と利用面を分けて確認 |
少量の短い文案を作り、無料枠の範囲で作業できるなら、まずその範囲で試す選び方があります。利用枠に繰り返し達する場合や、有料プランの機能を業務で使う場合に契約を検討します。有料でも上限があるため、上限時は保存したテンプレートを人が編集できるようにしておきます。
組織向けでは、ChatGPT Business等とClaude Teamは内容を既定で学習に使いません。GeminiはWorkspaceの対象エディションでコアサービスとして利用する場合、会話やアップロードファイルを生成AI改善に使いません。Microsoftの組織向けCopilot等も、プロンプトや応答等を基盤モデルの学習に使いません。Geminiの追加サービス扱いや、MicrosoftのWeb検索クエリには別の取扱条件があります。対象アカウントと利用する機能を確認してください。
学習利用の設定と、保存・管理の条件は分けて確認します。職員ごとに利用環境が違う場合は、契約名、アカウント、使う機能をそろえてから運用を決めましょう。比較の根拠となる各社公式ページは末尾の参考資料に掲載しています。
保護者向けお知らせ文・同意書・講師の利用ルールのひな形と、保護者連絡の文例を1冊にまとめた無料資料（Word版つき）もお使いください。
個人情報と元データを守るため、入力前と送信前に5つ確認する
受信メールの署名や添付を含め、氏名、連絡先、学校名などを入力から外します。配慮事項に含まれる病歴や障害の情報はAIへ渡さず、担当者が対応を確認します。
利用目的に合う環境か、学習利用や保存の条件はどうかを人が確認します。
受付記録、予約表、料金表は原本として保管し、AIには必要な一般条件だけを渡します。
空席、割引、実績、比較表現が追加されていないか点検します。予約表や料金表にない条件は、担当者が確認してから案内します。
宛先、日時、金額、置換欄の残りを照合します。管理表の閲覧者と削除時期も決めます。
個人情報保護委員会は、個人情報を生成AIに入力する際、利用目的に必要な範囲か、機械学習への利用がどう扱われるかなどの確認を求めています。本記事では個人情報を入力しない下書きから始めます。出典生成AIサービスの利用に関する注意喚起
問い合わせ管理表は、必要な担当者だけが閲覧できるようにします。個人情報の利用目的、安全管理、不要になった情報の消去などは、個人情報保護委員会のガイドラインも参照して人が確認します。管理表全体をAIに渡す運用は避けてください。出典個人情報保護法ガイドライン通則編
ここまでの内容を、そのまま書き換えて使える形にまとめた資料があります。「塾・スクール向け 生成AI利用ルール ひな形＋保護者連絡の文例集」（無料・PDF）をダウンロード →
予約・料金・契約と保護者への送信は、人が最終判断する
AIには敬語の調整、必要項目の整理、文面の短縮、確認事項の抽出を任せます。教室長は空席と講師の確保、支払額、個別の配慮、連絡の要否を判断します。法令・表示・安全・個人情報・お金の確定は人が確認する仕事です。
学習塾の入塾契約には、期間や金額などの条件により、特定継続的役務提供という継続的なサービス契約のルールが適用されます。対象契約には契約前後の書面に関する定めがあります。体験の日程返信と入塾契約の手続きは分け、適用条件や書面は人が確認してください。出典消費者庁の特定継続的役務提供の説明
担当者が不在でも送信を進める仕組みにする前に、代理で確認する人を決めましょう。答えられない項目は受付返信で回答予定を伝え、確認できた内容から案内する運用にします。
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体験授業の返信メールで迷いやすい7つの疑問
まず初回返信のテンプレートと担当者を決める
最初の一歩は、初回返信の文例を自塾の案内に合わせて整え、誰が確認して送るかを決めることです。次に管理表へ初回返信日時と次の対応を残します。AIを使うなら、個人情報のない下書きから試し、直した箇所をテンプレートへ反映しましょう。
※効果は事業者により異なり、成果を保証するものではありません。
自塾の返信テンプレートや問い合わせ管理へのAI活用を整理したい方は、株式会社AI-LEAPの無料相談をご利用ください。
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効果は企業により異なり、成果を保証するものではありません。実績の詳細は実績・導入事例、支援内容はサービス一覧をご覧ください。
参考資料
- 明光義塾：手稲駅前教室（確認日：2026-10-18）
- 国税庁：総額表示の義務付け（確認日：2026-10-18）
- 国税庁：総額表示義務のない場合（確認日：2026-10-18）
- 消費者庁：比較広告（確認日：2026-10-18）
- 消費者庁：消費者契約法第9条の解説（確認日：2026-10-18）
- 総務省・消費者庁：特定電子メール法のポイント（確認日：2026-10-18）
- OpenAI：ChatGPT Plusの機能と利用上限（確認日：2026-10-18）
- OpenAI：ChatGPTのデータ管理（確認日：2026-10-18）
- Anthropic：プランと機能（確認日：2026-10-18）
- Anthropic：モデル学習と個人データ（確認日：2026-10-18）
- Google One：Google AIプラン（確認日：2026-10-18）
- Google：Geminiの利用枠（確認日：2026-10-18）
- Google：Geminiのプライバシー（確認日：2026-10-18）
- Google：仕事用アカウント等でのGemini（確認日：2026-10-18）
- Microsoft：個人向けCopilotのプラン（確認日：2026-10-18）
- Microsoft：個人向けCopilotのプライバシー（確認日：2026-10-18）
- Microsoft：組織向けCopilotのデータ保護（確認日：2026-10-18）
- 個人情報保護委員会：生成AIサービスの利用に関する注意喚起（確認日：2026-10-18）
- 個人情報保護委員会：個人情報保護法ガイドライン通則編（確認日：2026-10-18）
- 消費者庁：特定継続的役務提供（確認日：2026-10-18）
